רפורמה בתיעוד עבודת הממשל והקמת אתר גניזה לאומי בערד 

נושא ההחלטה

מחליטים

בהמשך להחלטות הממשלה מספר 748 מיום 27 בנובמבר 2006 ומספר 1486 מיום 29 במרס 2007, שעניינן הקמת אתר גניזה לאומי בנגב, וכן בהמשך להחלטתה מספר 1412 מיום 21 בפברואר 2010 שעניינה שיקום והעצמת תשתיות מורשת לאומית, ומתוך הכרה בכך שתיעוד פעולות הממשל הוא נכס של אזרחי המדינה, ובכך שהתקדמות הטכנולוגיה שינתה מהותית את האפשרות לתת אותו בידיהם,  הממשלה רואה בהעמדת המידע והתיעוד על אודות פעולות המדינה משימה לאומית, ולפיכך: 

1.
א. להנחות את גנז המדינה לגבש ולהגיש לאישורו של ראש הממשלה  תכנית אב בת שמונה שנים, המיועדת להתאים את עבודת משרדי הממשלה, מוסדות המדינה והרשויות המקומיות (בהחלטה זו: "הממשל") לעידן הדיגיטלי, ולאפשר ניהול, שמירה, שימור והנגשה של תיעוד לציבור באמצעות רתימת הפוטנציאל הטכנולוגי, זאת, בתוך 120 ימים מיום קבלת החלטה זו (להלן: "התכנית"). התכנית תבוסס על העקרונות הקבועים בהחלטה זו ותכלול התייחסות לאפשרות לקצר תקופות שמירה של תיעוד.
יישום התכנית ייעשה בשלבים, כמפורט להלן.
לעניין זה "תיעוד או תיעוד ומידע"  -  חומר ארכיוני כהגדרתו  בחוק הארכיונים, התשט"ו -1955 (להלן: "חוק הארכיונים") ותקנותיו.

ב. התכנית תהיה מבוססת על חמישה מרכיבים אלה:

1. ביצוע פעילות הצלה לתיעוד דיגיטלי שנוצר עד ליצירת סביבת העבודה המתאימה, ואשר יאבד אם לא יטופל.
2. ביצוע פעולות דיגיטיזציה של תיעוד ניירי על-מנת לאפשר צירופו לסביבת העבודה הדיגיטלית.
3. ביצוע פעולות הצלה ותיעוד דיגיטלי לחומרים בעלי חשיבות היסטורית וציבורית לצורך הנגשתם לציבור.
4. פתיחה לעיון הקהל של מירב המידע והתיעוד שלא חלה מגבלה חוקית על העמדתו לעיון הקהל.
5. בניית כלי חיפוש וכלי ידע שיאפשרו מתן שירות מיטבי לציבור ביחס לכל המידע והתיעוד.

ג. בכל הנוגע להיבטי השמירה, השימור וההנגשה של התיעוד, תוחל התכנית על חומר ארכיוני, המופקד בארכיון המדינה, תיושם בכפוף לחוק הארכיונים, ולא יהיה בה כדי לשנות את ההסדרים החוקיים החלים על התיעוד בתקופת הימצאו במוסדות המדינה, מעבר לשינויים בהסדרים הנובעים מחוק הארכיונים, ככל שיהיו.
 
ד. התכנית תוחל על כל משרדי הממשלה, ובנוסף על כל  מוסד מדינה שתיעודו חייב שמירה על פי חוק הארכיונים (בהחלטה זו – "מוסדות מדינה"). מאחר שלא ניתן ליישם את התכנית בו זמנית בכל מוסדות המדינה, התוכנית תיושם בשלבים, כדלקמן:

1. שלב א' -  תכנון, הקמה וביצוע במשרדי ממשלה נבחרים במשך שנתיים.
משרדי הממשלה הראשונים שתוחל עליהם התכנית, יהיו המשרדים שייכללו  ב"תכנית סע"ר" (סביבת עבודה רוחבית) של יחידת התקשוב שבמשרד האוצר.   ביחס למשרדים אלה תוחל התכנית עד סוף שנת 2014.

2. שלב ב' -  הרחבת התכנית וביצועה בגופי ממשל, כמפורט להלן:
א. משרדי הממשלה שלא הוחלה עליהם התוכנית בשלב א' – החל משנת 2015;
ב. מוסדות המדינה– החל משנת 2016;
ג. רשויות מקומיות– החל משנת 2018.

ה. עיקרי השינוי הצפויים במסגרת התכנית לעומת המצב הקיים:

1. ארכיון המדינה יקלוט, ישמור ויציע לקהל תיעוד דיגיטלי על כל צורותיו, ויגביל במידת האפשר את האיסוף של תיעוד נייר.
2. ארכיון המדינה יפעל להפצה רחבה של התיעוד בכל אפיק ולכל קהל.
3. ארכיון המדינה יפעל להנגשה לציבור של תיעוד בעל חשיבות היסטורית וציבורית.
4. ארכיון המדינה יפעל יחד עם הממונה על התקשוב הממשלתי להקמת מאגר לשמירה ולגיבוי ארוכי טווח של תיעוד דיגיטלי.
5. ארכיון המדינה, ארכיון צה"ל וגופי הממשל יגבשו ויפעילו תכנית לחשיפה נרחבת של תיעוד שניתן לחשפו על-מנת לאפשר הצגתו לציבור.
6. גנז המדינה יפעל בתיאום עם נציבות שירות המדינה על מנת להגדיר תקן של מנהל ידע משרדי שיחליף את מנהל הרשומות. שכר מנהל הידע ותנאיו ייקבעו על ידי הממונה על השכר והסכמי עבודה במשרד האוצר, או על ידי נציבות שירות המדינה בתיאום עם הממונה על השכר, כנהוג בשירות המדינה.
7. עובדי ארכיון המדינה יהיו בעלי הכשרה מקצועית המתאימה לעבודה בסביבת מידע מתקדמת.
במסגרת גיבוש התוכנית וההיערכות ליישומה יישקלו, בין היתר, שיקולים הנוגעים להגנת הפרטיות ואבטחת המידע וכן שיקולים בתחום דיני הראיות.

ו. ניהול התכנית ויישומה

1. התכנית תנוהל על ידי ארכיון המדינה בראשות גנז המדינה.
2. חלק מרכיבי התוכנית מהווים גם רכיבים של תכנית סע"ר. גנז המדינה והממונה על התקשוב הממשלתי יתאמו פעולותיהם באופן שוטף. ככל שהתכנית ותכנית סע"ר יכללו פעולות חופפות, יחידת התקשוב הממשלתי תהא אחראית לביצוע הפעולות.

ז. שותפים אסטרטגיים ליישום התכנית

1. הקמת סביבת עבודה חדשה במשרדי הממשלה תיעשה בשיתוף יחידת התקשוב הממשלתי וארכיון המדינה, ובשיתוף עם המשרדים השונים. 
2. הצלת חומר דיגיטלי קיים תבוצע על ידי ארכיון המדינה בשיתוף משרדי הממשלה.
3. דיגיטיזציה של תיעוד נייר תבוצע באחריות ארכיון המדינה.
4. הנגשת תיעוד בעל חשיבות היסטורית וציבורית תיעשה בשיתוף האגף לשיקום והעצמת תשתיות מורשת לאומית במשרד ראש הממשלה.
5. הגנז יפעל למקם את התשתיות הנדרשות לשם יישום התכנית, בתוך ה"ענן הממשלתי" שיוקם על-ידי יחידת התקשוב הממשלתי, במידת האפשר.

ח.  לאשר הקמת ועדת היגוי בין-משרדית, שזה הרכבה:

גנז המדינה
הממונה על התקשוב הממשלתי
נציב שירות המדינה
ראש אגף (תכנית מורשת), משרד ראש הממשלה
ראש הרשות למשפט, טכנולוגיה ומידע, משרד המשפטים
מנהלת ארכיון צה"ל ומערכת הביטחון
2 נציגים  ממשרד האוצר, שאחד מהם הוא נציג מינהל הרכש הממשלתי
נציג המשרד להגנת הסביבה
נציג המשרד לפיתוח הנגב והגליל
מנהל מערכות מידע במשרד הביטחון
נציג מרכז השלטון המקומי

ועדת ההיגוי תפקח באופן שוטף על ביצוע התכנית.

ט. מימון התכנית

לצורך יישום שלב א' בתכנית, יוקצה סכום של 20 מלש"ח בשנים 2013 עד 2014 ממקורות משרדי הממשלה כמצוין בטבלה שבסעיף 3. מובהר כי ככל שתיוותר יתרה תקציבית לא מנוצלת מתוך סכום זה אשר תחויב להמשך ניצול עבור הפרויקט, היא תועמד לרשות ארכיון המדינה לשם יישום התכנית בשנים הבאות,  וכל זאת בכפוף לחוק יסודות התקציב, התשמ"ה-1985.
מובהר כי הסכום המוקצה מתכנית "מורשת" יוקצה לצורך שימור, דיגיטציה, והנגשה  לציבור של חומרים בעלי חשיבות היסטורית וציבורית בלבד.
עלות יישום התכנית בשלב ב' – במהלך שנת 2014, לקראת דיוני התקציב לשנת הכספים 2015 תיקבע מסגרת התקציב לצורך יישום שלב ב', וזאת בהתייחס לתכנית שתגובש על ידי הגנז כאמור לעיל ובהתבסס על עמידה ביעדים מדידים אשר יוגדרו בשלב א'.

י. ככל שיהיה צורך בדבר לשם יישום התכנית או רכיבים בה תיבחן עריכת תיקוני חקיקה מתחייבים בתחום דיני הארכיונים.
 

2.
א. להשלים את הפעולות הנדרשות לשם הקמתו של מתקן גניזה בעיר ערד, בהתבסס על הפעולות שבוצעו עד כה במסגרת יישום החלטת הממשלה מספר 748 והחלטת הממשלה מספר 1486 הנ"ל (להלן: "הקמת המתקן");
ב. לאשר כי המתקן יוקם במטרה לשמש אתר גניזה לחומר ארכיוני המיועד לשמירה לצמיתות וכן אתר גניזה לשמירה של חומר ארכיוני המיועד לביעור - לתקופת זמן קצובה עד לביעורו.
ג. הקמת המתקן והפעלתו תיעשה על ידי זכיין, שייבחר בהליך מכרזי בהתאם לחוק חובת המכרזים, התשנ"ב – 1992 ותקנותיו, וזאת לתקופה בת 15 שנים, שבסופה יועבר המתקן לידי המדינה. הקמת המתקן והפעלתו ייעשו בהתאם להנחיות גנז המדינה, וכל ההיבטים המקצועיים של ההפעלה יהיו כפופים להוראות חוק הארכיונים, התשט"ו – 1955 ותקנותיו.
ד. לצורך יישום סעיף זה יוקצה סכום של 100 מלש"ח בשנים 2015 עד 2019 ממקורות משרדי הממשלה כמצוין בטבלה שבסעיף 3. מעבר לסכומים כאמור ישולמו סכומים על ידי משרדי הממשלה בהתאם להיקף החומר אשר הם ישמרו במתקן, ועל פי  תנאי המכרז שיפורסם על-ידי אגף החשב הכללי. כל סכום נוסף אשר יידרש לתשלום יסוכם בין משרד האוצר למשרד ראש הממשלה.
ה. להקים מרכז מבקרים במתקן שיוקם בערד. מרכז המבקרים יטופל על ידי ארכיון המדינה. אפיון המרכז ודרך מימון הקמתו ותפעולו ייקבעו על ידי ועדה בראשות מזכיר הממשלה ובהשתתפות גנז המדינה, ראש אגף התקציבים במשרד האוצר, החשב הכללי במשרד האוצר, ראש אגף תשתיות מורשת במשרד ראש הממשלה, או נציגיהם.

2. להקצות מקורות בסך כולל של 120 מיליוני ש"ח, בהתאם לסעיפים 1 ו- 2 לעיל, ובהתאם לחלוקה הבאה: